RPA: Por que devo automatizar os processos da minha empresa?

Performance otimizada, velocidade e precisão são algumas das vantagens em adotar o RPA como tecnologia em seus processos. Mas essa lista vai muito além!

A busca pela transformação digital e modernização de processos é uma constante em qualquer frente que tenha como base a tecnologia. E quando o assunto é produtividade e eficiência, o RPA  (Robotic Process Automation ou “Automação Robotizada de Processos”) desponta a cada dia mais como uma alternativa para elevar a eficiência das empresas e reduzir custos sem perder a qualidade e a capacidade de escalar negócios.

A aplicação, que atua como robôs criados para executar atividades normalmente repetitivas, das mais simples às mais complexas, com muito mais agilidade e menor incidência de erros, muitas vezes acaba sendo confundida com o conceito de Inteligência Artificial, mas não é necessariamente a mesma coisa.

Na verdade, o RPA é um mecanismo  simples e extremamente funcional no contexto corporativo atual e futuro. É uma resposta tecnológica às ânsias das empresas por agilidade e eficiência operacional. Com certeza, é uma aplicação que qualquer empresa — especialmente a sua — deve possuir para se posicionar à frente da concorrência.

Mas afinal, o que é RPA e como essa tecnologia pode mudar o dia a dia de uma organização?

É isso que vamos lhe ajudar a entender melhor neste artigo. Acompanhe a seguir!

O que é RPA?

A explicação mais breve e simples de todas é: RPA é uma aplicação tecnológica que visa automatizar processos corporativos com o uso de ferramentas de software capazes de realizar determinados procedimentos. Sua finalidade é substituir tarefas muito repetitivas, de baixo valor agregado, ou operacionais de uma empresa. O RPA  “imita” a atuação de um ser humano executando atividades em um computador.

Uma empresa que utiliza tecnologia – como um software de RPA – é capaz de processar transações, manipular dados, comunicar-se com outros sistemas ou mesmo disparar mensagens, respostas e e-mails, por exemplo.

O princípio da automação de processos robóticos é a utilização de robôs, que são algoritmos capazes de executar tarefas que, num primeiro momento, repetem ações humanas, imitando as interações que os usuários fazem ao lidar com sistemas.

Esses robôs, numa etapa futura, podem vir a evoluir para algoritmos cognitivos, ou seja, que imitam o julgamento humano e são capazes de tomar decisões, fazendo uso de machine learning e inteligência artificial. 

Quando falamos de entrada de dados automática, por exemplo, em sistemas tradicionais é necessário que uma pessoa insira os dados no sistema manualmente. Com essa automação de processos robóticos, o próprio robô que será implementado fica responsável por coletar e trabalhar os dados. 

Já na integração de sistemas, qualquer plataforma (ERPs, CRMs, sistemas de gestão financeira, navegadores) pode ser automatizada. Afinal, o RPA não funciona influindo diretamente no código dessas aplicações, mas sim imitando os comandos que um humano faria em um sistema digital.

Além de gerar potencial de escala, o RPA permite ainda reduzir o risco de falhas e liberar sua equipe para atividades mais relevantes e estratégicas, tornando seu capital humano mais valioso e focado na inteligência do negócio enquanto a tecnologia mantém a empresa girando com velocidade e precisão.

Não, RPA não é o mesmo que Inteligência Artificial

Apesar das semelhanças teóricas, na prática o RPA e a IA são bem diferentes.

Um software RPA automatiza tarefas repetitivas, de viés mais operacional, e geralmente inalteráveis. Ou seja, a robotização de processos RPA é mais operacional, ela automatiza processos repetitivos que não precisam de interpretação.

Porém, hoje em dia, cada vez mais as soluções RPA estão agregando inteligência artificial em seu escopo. Portanto, é um braço operacional de automatização alimentado por um ecossistema inteligente.

Isso significa que estes softwares conseguem receber e processar informações, e utilizando integrações conseguem ser escalados para atender um escopo cada vez maior.

Como funciona o RPA na prática?

A automação gerada com a tecnologia RPA atua como um robô, operando as ações necessárias – das mais simples às mais sofisticadas – sem que seja necessário alterar a interface ou API dos sistemas em uso em qualquer plataforma: desktop, web, Windows, DOS, Android, iOS, Linux, etc. 

As atividades executadas pelo robô (ou software) são pré-programadas, através dos códigos computacionais. Essa ação é normalmente no front-end dos códigos, pois não o alteram em sua essência (no back-end).

A construção dos robôs deve considerar a arquitetura do ambiente, a performance esperada, as máquinas para execução, a orquestração e a manutenção dos códigos-fonte de todos os robôs.

Adicionalmente, a área de negócio deve conseguir fazer a gestão operacional dos processos automatizados e ter acesso aos indicadores de resultado, de forma independente de questões técnicas, permitindo assim que todos os benefícios do RPA sejam experimentados na organização.

Alguns exemplos de aplicação de RPA

O RPA tem exemplos de uso bastante amplos em uma organização, podendo ser aplicado em variados processos. As opções podem ser desde as utilidades mais simples e corriqueiras, como o envio de um e-mail automático, até as mais complexas, com a adoção de milhares de bots, cada um com uma função específica.

Um dos exemplos de uso de RPA são as plataformas de atendimento ao cliente. Em um call center, a tecnologia será responsável por registrar atualizações, verificar pedidos, abrir históricos de dados dos clientes, entre outras funcionalidades.

Além disso, o RPA pode ainda atuar em atividades como:

• Atualização de perfis de clientes e funcionários
• Cobrança de clientes
• Processamento de pedidos
• Envio de notificações
• Geração de relatórios 
• Realização de cálculos complexos
• Gerenciamento do banco de talentos do RH
• Registro, modificação, validação e análise de dados da empresa
• Entre outros
  

Por que adotar o RPA – Vantagens e Benefícios dessa tecnologia

Performance otimizada, velocidade e precisão nos processos são algumas das vantagens e motivos pelos quais uma empresa deveria adotar o RPA como tecnologia em seus negócios. Mas essa lista de benefícios vai muito além do que você imagina.

De acordo com a Gartner, até 2024 as organizações vão poupar 30% dos custos operacionais atuais apenas com a adoção da automação e com o redesign de processos operacionais.

Entenda melhor como a automação RPA pode impactar o dia a dia de sua empresa:

Maior produtividade com menor custo

Uma das principais vantagens da adoção do RPA é o aumento da produtividade, o grande objetivo de várias empresas.

Por meio do RPA, atividades repetitivas são executadas muito mais rapidamente, gerando velocidade e diminuição nos erros que usuários acabam incorrendo no dia a dia.

Além da questão operacional, você tira a sobrecarga de serviço dos ombros dos funcionários. Assim, consegue direcioná-los (bem como arquitetar seus processos) a um dia a dia mais estratégico, de mais produtividade e satisfação.

Isso reduz a sua necessidade de aumentar contratações conforme escala seu negócio, elevando margem de lucro e tornando seu capital humano mais valioso visto que eles podem focar em estratégias para trazer resultados ainda melhores para a empresa.

Precisão e sincronismo

Precisão e constância: dois ganhos incomparáveis do RPA para seu negócio!

Diferentes robôs executando tarefas distintas de forma sincronizada podem executar atividades complexas de ponta a ponta em larga escala.

E é a precisão que melhora a qualidade das entregas, em qualquer nível. Em pouco tempo, isso reflete na sua produtividade e impacta na satisfação dos clientes, melhorando a experiência de consumo em todas as pontas.

Redução de erros

Errar é humano, por isso, contar com a ajuda de robôs na automatização é uma excelente alternativa para eliminar os problemas com falhas de digitação e trabalhos repetitivos.

Toda execução é previamente programada e definida com base em mapeamento de processos e regras de negócio. Portanto, a taxa de erros é praticamente nula.

Integração com outros sistemas

Com o RPA, você consegue contornar a falta de integração com sistemas variados.

O Robô opera melhor que um usuário, usando as mesmas interfaces e acessos existentes, quando não é viável ou desejável alterar os sistemas envolvidos no processo.

Competitividade e escalabilidade

Uma vez desenvolvido o robô, que de certa forma é o equivalente a treinar um usuário, essa rotina pode ser escalada e multiplicada, bastando “copiar e colar” na infraestrutura adequada.

Além disso, o uso do RPA foi destacado como diferencial competitivo para muitas empresas, pois com essa tecnologia é possível entregar mais valor ao cliente final e agregar valor ao negócio.

Aumento da satisfação em todas as pontas

Com todas as melhorias em processos, é natural concluir que a tecnologia impactará de forma positiva na satisfação do cliente e também do colaborador da empresa.

Isso acontece pois há redução no estresse de todos os envolvidos em desenvolver atividades burocráticas, repetitivas e pouco produtivas, agilizando soluções e buscando alternativas mais simples para obter sucesso em todas as pontas.

Que tal começar agora?

Qualquer empresa que tenha em sua rotina atividades repetitivas e manuais, demandas escaláveis e tarefas operacionais que não necessitam de inteligência podem se beneficiar da tecnologia RPA.

Se o seu objetivo é acelerar a produtividade e reduzir erros sem aumentar os seus custos, então RPA é para você!

Entre em contato com nossos especialistas e vamos conversar sobre a aplicação do RPA nas rotinas de sua empresa!