O que é RPA em TI: 5 vantagens da ferramenta para sua empresa

Descubra o que é RPA em TI e como essa nova ferramenta pode ajudar a sua empresa na economia de recursos.

É visível que o uso da tecnologia tem aumentado muito e está cada vez mais presente no nosso dia a dia, seja em casa ou no trabalho. A automação, que antes era destinada apenas ao mundo corporativo, já faz parte da nossa rotina em casa, com gadgets que vieram para facilitar muito a nossa vida — Alexa que o diga!

Nas empresas o cenário não é diferente: o mundo da automação está cada vez mais avançado e inovador, saindo exclusivamente dos maquinários e linhas de produção, passando então a atuar com robôs treinados e, com certo teor de inteligência, também no setor administrativo.

Ficou curioso? Vamos explicar tudo sobre o que é RPA em TI, suas principais vantagens e desafios de implantação. Boa leitura!

O que é RPA em TI?

A Automação Robótica de Processos, ou Robotic Process Automation (RPA), nada mais é do que uma tecnologia de automação pela qual robôs (bots) e sistemas inteligentes (com capacidade de tomar decisões) são usados para executar determinadas ações, ou tarefas. Calma, a gente vai explicar melhor.

Em resumo, automação de processos RPA é uma nova ferramenta tecnológica, capaz de automatizar algumas partes ou até mesmo processos inteiros de atividades corporativas utilizando robôs que trabalham através de uma interface de usuário da mesma forma que uma pessoa faria, ou seja, a ferramenta é capaz de reproduzir tarefas realizadas por humanos.

Com a automação de processos RPA, aquelas tarefas repetitivas, que antes tomavam tempo do colaborador, passam a ser realizadas de maneira simples e rápida pelo robô.

Tipos de solução de RPA

As soluções de RPA podem ser criadas por meio de software, que consiste basicamente na criação de um arquivo executável com as funcionalidades do robô, utilizando-se linguagens de programação como Python, C#, VBA, AutoHotKey, entre outras, ou então por meio de plataformas de RPA, como UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism e similares.

Quais as vantagens e desvantagens de cada abordagem?

A solução por meio de software existe há mais tempo, então há uma boa base de conhecimento disponível, linguagens e frameworks específicos para a criação de robôs, o que permite atender a requisitos mais complexos e a integrar com outros sistemas. Por serem tecnologias de mercado, o contratante não fica dependente de um fabricante ou produto específico, e nem preso a regras de licenciamento: o executável final pode ser utilizado livremente em várias máquinas, sem custo adicional. Por outro lado, a criação dos robôs precisa ser feita por programadores, com apoio do analista de processos.

Já a solução por meio de plataformas de RPA, que tem se popularizado nos últimos anos, tem como principal vantagem eliminar a necessidade de programação e, consequentemente, de programadores. A criação dos robôs é feita a partir de um gravador de macro que registra as ações do usuário, em conjunto com alguns controles visuais de fluxo. Outra vantagem é que sua interface visual com diagramas já funciona como documentação do processo. Como desvantagem, os comandos disponíveis geralmente ficam limitados àqueles implementados pela plataforma, que eventualmente podem não atender às necessidades do processo ou de integração com outros sistemas. Além disso, há o custo de licenciamento da plataforma, tanto para criar quanto para executar os robôs (anuidade), cujo valor inicial, em dólares, é na faixa de 5 dígitos.

Quais são essas atividades?

Os processos de automação de RPA podem ser divididos em duas categorias: ASSISTIDOS, que realizam trabalho de front-end numa estação de usuário e precisam de supervisão humana, e NÃO ASSISTIDOS,: que manipulam sistemas empresariais em segundo plano, sem precisar de intervenção humana, podendo ter a sua execução previamente programada.

O robô RPA consegue realizar atividades simples, como preencher telas, capturar dados, emitir relatórios, acessar sistemas, enviar e-mails com anexo ou sem, e até mesmo tomar algumas decisões em determinadas tarefas, respeitando, é claro, as regras previamente estabelecidas e inseridas no sistema.

Isso significa que serviços como cadastro de fornecedores, geração de dashboards, lançamento de notas fiscais, auditoria em processos, conciliação de pagamentos, agrupamento de dados e tantos outros podem passar a ser automatizados, não havendo mais necessidade de um colaborador para essas ações .

O fato é que, a partir da implantação da ferramenta, os colaboradores poderão focar no que realmente importa: a execução do seu trabalho. Sem perder tempo com processos burocráticos e focando nas tarefas mais estratégicas.

Agora que você já sabe o que é RPA para TI, vamos entender mais sobre as vantagens e os desafios do RPA.

Vantagens da automação de processos RPA

Já de início podemos dizer que a implantação do RPA traz uma grande vantagem para a empresa no que diz respeito a realização de tarefas improdutivas, que com os robôs passam a ser feitas de forma automatizada.

Somente saber o que é RPA em TI não é o suficiente. É preciso ir além, é preciso entender que os robôs são o futuro da automação e estão cada vez mais inteligentes. Ter conhecimento para explorar o potencial do RPA ao máximo, pode trazer uma grande vantagem competitiva para sua empresa.

Vamos listar os 5 principais benefícios da automação de processos do RPA:

1 – Disponibilidade      

Os robôs RPA estão disponíveis 24 hora por dia, durante os 7 dias da semana.

2 – Precisão e maior conformidade

Os robôs são programados para seguir regras, e as cumprem. Robôs treinados executam tarefas de maneira confiável, minimizando o risco de erros.

3 – Economia

Aqui voltamos a repetir: eliminação de erros durante o processo (o robô dificilmente erra), economia de mão de obra humana com tarefas repetitivas, de baixo valor agregado, e disponibilidade 24/7 sem custos adicionais.

4 – Escalável

O RPA possibilita que você escale o seu negócio sem precisar aumentar a sua equipe. Você pode programar para que o robô trabalhe mais ou menos, de acordo com a demanda da sua empresa naquele momento, bem como executá-lo em múltiplas instâncias paralelamente. Fora a possibilidade de duplicar, triplicar e até N-plicar robôs em paralelo.

5 – Agilidade e produtividade

Os robôs conseguem executar o trabalho com grande velocidade, de forma contínua, sem interrupções. Com os robôs em operação, os colaboradores passam a focar mais nas atividades estratégicas, o que é de grande valia para a empresa.

Quais setores da empresa podem ser automatizados?

Cada vez mais comuns em empresas, a “robotização” vem para auxiliar o crescimento e desenvolvimento digital, e também para otimizar procedimentos e integrar soluções.

Olhando por esse aspecto, é impossível não listar um departamento ou setor que não seja beneficiado com a automação de processos RPA. Vamos citar alguns:

• Fiscal e Financeiro;
• Crédito e Cobrança;
• Contas a Pagar ;
• Tributário;
• Facilities;
• Transporte e Logística;
• Jurídico;
• Hospitais e Laboratórios;
• RH – Recursos Humanos;
• Back Office;
• CSC e BPO;
• Viagem.

Segundo a consultoria Gartner, até o final de 2021, quase 90% das médias e pequenas empresas terão ao menos um processo automatizado de RPA. Legal, não é?!

Principais desafios do RPA

Vamos entender quais os desafios do RPA para que a empresa garanta o sucesso na implantação:

Entender para depois implementar

Estudar sobre o tema, ir a fundo no assunto para poder tirar proveito de todos os recursos que a ferramenta oferece. Saber que o RPA não é um simples sistema de integração (essa é apenas uma de suas funcionalidades), bem como, não é simplesmente um robô que substitui humanos.

Investir em parceiros capacitados

Outro desafio: quando o RPA for implementado, a empresa contratada deve garantir que ele opere de uma maneira segura, alinhado à estratégia do cliente e principalmente trazendo o devido retorno financeiro.

Integração de Sistema

Para empresas que possuem um grande número de processos, o ideal é identificar quais sistemas podem ser integrados e quais ganhos a empresa terá com essa integração. Já podemos garantir que a otimização de sistemas é sempre vantajosa.

Treinar as equipes

Treinar a equipe é necessário para que os colaboradores consigam, tanto operar, quanto interpretar as informações geradas pela nova ferramenta. Feito isso, é garantia de sucesso nos resultados!

Destacar a importância dos profissionais

Esse item é bem interessante porque quando falamos de automação e/ou robotização, vem sempre a polêmica da “substituição de mão de obra humana por robotizada”. E nós sabemos que a realidade não é bem essa.

Para que essa polêmica não se instale na empresa, é preciso deixar claro para os colaboradores o que é RPA para TI e quais vantagens a ferramenta trará para o dia a dia da equipe. Faz parte do processo de implantação, e principalmente, de aceitação.

O papel do RPA é conciliar a redução de atividades operacionais com o aumento de serviços intelectuais, fazendo com que os profissionais passem a agregar ainda mais valor à empresa. Com os robôs executando as atividades manuais, o time fica mais focado em novos negócios ou ainda, diminuindo o tempo de resposta aos clientes, entre tantas outras opções de melhorias.

Pronto? Já deu para ter uma ideia do que é RPA para TI?

E aí, sua empresa está preparada para fazer parte desse time? Entre em contato conosco, nós podemos lhe ajudar nesse processo de robotização.